Diarium och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen gör att medborgarna har möjlighet till insyn i den offentliga verksamheten. Även privatpersoners korrespondens (brev, e-post och så vidare) med kommunens tjänstemän och politiker blir en allmän handling som kan läsas av andra. Det gäller även brev i ett ärende som rör en kommunal fråga som skickas till tjänstemäns eller förtroendevalda politikers hemadress.

Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev i ett ärende som rör en kommunal fråga till tjänstemäns eller förtroendevalda politikers hemadress. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras hos kommunen om innehållet rör kommunens verksamhet.

Syftet med offentlighetsprincipen

Syftet är att ge dig som medborgare insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunens uppgifter. Genom denna insyn och kontroll har du också möjlighet att påverka. Denna rättighet att ta del av allmänna handlingar är grundpelare i vårt demokratiska samhälle.

Ta del av handlingar och ärenden

Du kan själv söka allmänna handlingar i sökfunktionen till kommunens diarier som finns på kommunens webbsida.

Här finns information om att söka i kommunens diarier.

Varje nämnd i kommunen har ett eget diarium där inkomna, utgående och upprättade handlingar finns registrerade. De diarier som du kan söka på webben är kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, kultur- och tillväxtnämnden, utbildningsnämnden, socialnämnden och valnämnden.

Där finns det mesta av den officiella kommunikation som sker mellan kommunen, privatpersoner, företag och myndigheter, till exempel inkommande och utgående post. Alla brev och handlingar, även e-post, som kommer in till kommunen är i regel offentliga handlingar och får med vissa undantag läsas av alla enligt tryckfrihetsförordningen, men alla handlingar finns inte alltid i diariet.

I diariet visas uppgifter om ärenden och beskrivningar av handlingar. Här finns också registrerat datum när handlingen inkom, skickades eller upprättades och vem som handlägger ärendet.

Det går att söka i diariet på ärenden och handlingar sedan 2019. Enligt ett beslut i samhällsbyggnadsnämnden är de handlingarna undantagna från publicering på hemsidan. För övriga nämnder kan enstaka handlingar också vara undantagna från publicering på hemsidan.

Ofta visas det bara att det finns en handling och det går inte alltid att läsa själva dokumentet. Detta beror på regler i dataskyddsförordningen (GDPR) som säger att personuppgifter inte får publiceras på internet. En annan anledning kan vara att handlingen omfattas av sekretess.

Du kan även ta del av möteshandlingar och protokoll från nämndsmöten i diariet. Kallelser inför kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämndsmöten finns tillgängliga inklusive de handlingar som kan publiceras och inte innehåller några personuppgifter.

Så begär du ut en allmän handling

För att begära ut en allmän handling, kontakta servicecenter på telefonnummer 010 – 354 70 00 eller maila registrator@morbylanga.se för att komma i kontakt med registrator för respektive nämnd.

Offentlighets- och sekretesslagen säger att allmänna offentliga handlingar ska lämnas ut ”skyndsamt”, vilket innebär att de ska lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. Du har möjlighet att läsa handlingarna på plats. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior mot en kostnad som kommunfullmäktige beslutat om. Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Kan jag vara anonym?

Du har rätt att vara anonym när du begär ut en allmän offentlig handling. Du behöver alltså inte uppge ditt namn och inte heller vilket syfte du har med din begäran. Myndigheten får inte heller fråga efter dessa uppgifter om de inte behövs för att göra en sekretessprövning.